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写通知透露着你的职业水平

作者：东莞理工学校

通知下发后，让发通知的人比较闹心的就是接到这样的电话——

电话一: “看了刚发的通知，对第二条内容我不太理解，您能给我解释解释吗？”

电话二: “刚收到通知，我们部门正在做紧急的项目，抽调不出人参加您这个活动。”

电话三: “这个事您知道有多复杂吗？！在通知上规定的时间里，根本做不完……”

除了这样直截了当的反馈，当然也会有石沉大海的不理睬的情况；甚至是当自己知道大家的态度时，同事们在背后已经怨声一片或者骂声一片了。

我们肯定看过很多通知。简单明了用词通俗的通知，一看就明白，明白了就能做到，做了就有效果。看了这样的通知再去写通知时，感觉会是：写通知很简单，没有什么高深的地方，是个小case。不过，真到自己动笔的时候，却往往别人不满意，自己也会觉得似乎少了些什么。

那么，究竟少了些什么呢？写通知需要从什么地方入手呢？

到年终时按照惯例，要举行一个公司级别的活动，已经内定了一些技术骨干参与。这里要下发通知：一方面告知中层部门的领导，请他们配合让骨干人员有时间能参与；一方面是关于活动的具体事项，则需要向那些骨干人员详细说明准备的要点。

负责这个活动的是公司行政部主任大郑，他要求助理小徐起草个通知，还给了小徐一个以往的通知模板做参考。小徐听了要求，说“自己明白了”，马上动笔去写。但大郑看到小徐写的通知初稿就皱紧了眉头。小徐的通知没有使用之前的模板，格式上显得很随意；同时，内容上似乎也需要再简化。于是，他和小徐一起探讨了对通知的理解。

在改了几稿之后，小徐终于找到了感觉。他的感悟是突破了他以前对通知的认识。他说：“原来写通知需要顾及这么多的方面呀！”

在对这个过程复盘总结的时候，大郑向小徐分析了三个要点，都是关系到通知的质量，更是关系到工作的质量。

大郑看了小徐的通知初稿，问到：“你看过通知的模板了吗？”小徐想回答“看过了”，不过，他马上意识到，领导这句话的真正意思是“你看懂模板了吗”，“你知道通知模板上的要素有什么含义吗”。小徐就连忙改口说：“我再去看看，修改一下。”

当小徐仔细再看通知文件模板的时候，突然就有了感觉。

我们可以见到各种各样的通知，而正式通知文件会有很多要素：上边有文件抬头、文件编号、发文机关、收文部门，也有通知所涉及工作的目的、意义，还有重点事项的主要安排、活动安排、时间地点、参加人所需要配合的事项等要素；同时，还有题目、正文、落款；而从文件格式上还有标题、正文的文字大小、字体样式、行间距、分隔符等等。如果仔细看，这些要素背后是有着明确的意图，而且是约定俗成的。

原来，通知的每个要素都是有特定意义的。一个通知虽然看起来只是一份文件，而发出之后，就会引发多部门多层级对同一事项的联动和配合。小徐感到，通知上的每个字都带着说不清的影响力。

【提示】

大家在日常的配合中，会形成不同的工作配合习惯和相对通用的工作语言，这就表现为约定俗成的工作文件模板。在工作中，要注意对这些文件收集和学习。理解一下，这样的约定俗成中需要配合要点是什么。

研究文件模板，这个动作本身就是职业人职业化状态的体现。对于工作的各种文件，要随时看到随时收集，随时阅读随时理解，这都是必要的，这能够为后续的工作提供很好的基础。

在通知中，有发文机构、收文机构、抄送机构等不同的角色，直接就可以判断自己和这个工作事项的关联密切程度。要清晰通知是“谁在发”、“谁会收”、“谁会看”、“谁行为”、“谁配合”，“谁参考”，“后续的动作”又是什么。

好的通知，会在写的时候就好像和对方说明，看的时候就好像听通知在讲话。看到表述清晰的通知，很多事项都会一目了然。比如，哪些内容是我们关心的，哪些内容是需要别人告知的，哪些内容是希望双方配合达成的……

有了这个感觉，小徐分析道：“我们对中层的领导是一个告知的动作，他只要知道这个安排就行了。在后续的安排上，在我们活动的那个时段里，让技术骨干能参加活动就行。而对技术骨干呢，是有具体配合的一系列动作：我们不仅有时间上的安排，还有给他们的任务主题、具体要求、操作进度、质量要求和成果输出物。这两方面内容如果写在一个通知里，就会互相干扰。但我不知道该怎么处理，总感觉有点不顺。”

大郑问：“你说的不错，有什么具体想法吗？”

最后，小徐试探着说：“如果写成两份通知，不知道是不是可以？”大郑听了，笑的很开心，感觉小徐的做法不错。

【提示】

通知的文体使用很广泛，平级之间、上下级之间，公开对外都可以用。发布通知的人和接收通知的人关系的确定，会通过一些通用的词语是表示，是需要特别注意。

通知里的文字必须精准，需要对方知道重要信息中，文字上不可出现差错。用词准确，更是一个人职业水平的体现。

对于通知本身来说，这只是一个文件，而从组织内外部信息沟通，事项联动的角度来看，是一系列的工作事项需要多方配合协作的一个新的节点。所以，起草通知时，相关的时间、地址、数据、联系方式等都是需要多次和相关人员提前商量的。

如果是拍脑门或凭经验制定工作进度，那么，这个通知又会成为给大家造成混乱的激起“千层浪”的小石子了。提前调研各方面的相关人员现阶段的工作进度和工作状态，和他们商量一个大家都能接受的工作节奏和时间节点，这是稳妥而周全的做法。因为通知不是命令，而是一个相关协作信息的沟通与传递。

有了这样的认识，通知发出时就有了一定的把握，才会在恰当的时机，促成应得的效果。

【提示】

对通知效果的认知和理解，是要从全局的角度，从项目运行的全景的视角，看待发通知这个动作的效果和影响，这样才能周全地顾及项目所有相关人的参加意愿，配合状态、合作节奏和工作质量。一个到位的通知是要给事情带来动力的，而不是消耗。

小徐这次写完通知对工作有了更为立体的感觉。他也体会到，对于写通知的人来说，这个看似很常见的发通知的举动，不是使用权利发布文字，而是一个人工作能力的体现，反映的是一个人对工作内容和进度的多角度理解。

一个会写通知的人，也自然是身份入位，职责到位的合格的职业人。

实 践 思 考 题

1. 请找几份上级单位下发的通知，看看通知的各个细节都在传达什么信息。

2. 找几份你认为满意的通知模板给自己的工作做借鉴。